Reuniones más cortas y eficaces

Para algunas personas las reuniones no son muy queridas, ya que alegan que le quitan tiempo de su productividad, aunque tienen claro que las reuniones son importantes.

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¿Cómo conseguir un equilibrio entre las tareas a realizar en el ámbito laboral y las reuniones?

La profesora de EAE Business School, Merche Aranda ha analizado este punto y señala "nuestro tiempo es un bien muy preciado y necesitamos optimizarlo".

Aranda ofrece algunos consejos que ayudan a los profesionales a que sus reuniones sean más breves y eficaces para que maximicen su tiempo.

Preparación: Es necesario que haya un "facilitador" en cada reunión, que se encargue de presentar con tiempo la agenda de la sesión y hacer las convocatorias ajustadas a la realidad y temas que se van a tratar.

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Marcar una agenda: La experiencia muestra que las agendas que contienen más de tres puntos clave para tratar en una reunión, no se cumplen, con lo que siempre quedan puntos pendientes para tratar o las reuniones se alargan. La consecuencia es la sensación de pérdida de tiempo y concentración por parte de los asistentes.

Asignar roles: La profesora Aranda señala tres roles que, bien establecidos y usados hacen que "las reuniones sean reuniones" y que son el de facilitador de la reunión, el de controlador del tiempo y el que presiona las decisiones (que, a la vez, es escribano del acta).

Puntualidad: "Son muchas las compañías en las que la reunión está programada para una determinada hora, y ha pasado media hora y no ha sido posible empezar por falta de asistentes", dice.

Aranda advierte que "es totalmente necesario un compromiso de los asistentes con la puntualidad a las reuniones".

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Presentaciones en PPT: En caso de que la cultura de la empresa sea la de hacer presentaciones en PPT, estas han de ser ágiles y muy visuales.

Deben recoger la información clave para ti y para el resto. "El responsable de exponer ha de tener preparada su exposición con una comunicación clara y precisa sobre los puntos principales", agrega.

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